Der Salesforce-Datenreinheits-Check
Agenten in Salesforce arbeiten mit dem, was in der Org steht. Nicht mit dem, was das Team weiß. Bevor eine Org Agentforce einführt, sollte sie deshalb zwölf Zahlen kennen. Alle Abfragen laufen auf Standardobjekten und lassen sich als Report oder in der Developer Console ausführen. Keine Installation, keine Fremdanbieter, kein Zugriff von außen. Eine Stunde, ein Admin.
Die Orientierungswerte (grün, gelb, rot) sind Erfahrungswerte aus mittelständischen Orgs, keine Norm. Sie helfen bei der Einordnung, nicht beim Vergleich mit anderen. Individuelle Statuswerte, eigene Felder und Artikeltypen müssen je Org angepasst werden; die Stellen sind markiert.
Der Check als PDF, mit Auswertungsbogen und Aufräum-Reihenfolge
Die zwölf Abfragen als druckbare Checkliste, ein Bogen zum Eintragen der Ergebnisse, und die Reihenfolge, in der sich rote Bereiche mit dem geringsten Aufwand bereinigen lassen. Kein Newsletter, keine Folgemails. Ich melde mich einmal, persönlich, nach drei Tagen.
So gehen Sie vor
Developer Console öffnen (Zahnrad → Developer Console → Query Editor) oder pro Abfrage einen Report anlegen. Je Prüfung die absolute Zahl und die Bezugsgröße notieren, den Anteil errechnen, die Ampel markieren. Bezugsgrößen: offene Leads (SELECT COUNT() FROM Lead WHERE IsConverted = false), alle Accounts, alle Kontakte, offene Opportunities (SELECT COUNT() FROM Opportunity WHERE IsClosed = false), veröffentlichte Artikel, Fälle der letzten zwölf Monate.
Bereich 1: Leads
1. Unbearbeitete Leads älter als sieben Tage
Was: Offene Leads, die seit über einer Woche niemand angefasst hat.
SELECT COUNT() FROM Lead WHERE IsConverted = false AND Status = 'Open - Not Contacted' AND CreatedDate < LAST_N_DAYS:7Warum es zählt: Ein Agent, der Leads qualifiziert und übergibt, übergibt in denselben Prozess. Wenn der Prozess Leads liegen lässt, lässt er auch die des Agents liegen.
Orientierung: grün unter 10 % der offenen Leads, gelb bis 25 %, rot darüber.
2. Leads ohne Branche oder Quelle
Was: Leads, bei denen die Felder für Zuordnung und Herkunft leer sind.
SELECT COUNT() FROM Lead WHERE IsConverted = false AND (Industry = null OR LeadSource = null)Warum es zählt: Zuweisungsregeln und Segmente greifen auf diese Felder. Leer heißt: keine Regel greift, kein Segment passt.
Orientierung: grün unter 10 %, gelb bis 30 %, rot darüber.
Bereich 2: Accounts und Kontakte
3. Doppelte Accounts nach Name
Was: Accountnamen, die mehr als einmal vorkommen.
SELECT Name, COUNT(Id) FROM Account GROUP BY Name HAVING COUNT(Id) > 1Warum es zählt: Ein Agent, der einen Account zusammenfasst, fasst nur einen der beiden zusammen. Die Hälfte der Historie fehlt, und niemand merkt es.
Orientierung: grün unter 3 % der Accounts, gelb bis 10 %, rot darüber.
4. Accounts ohne Aktivität seit 180 Tagen
Was: Accounts, bei denen seit einem halben Jahr keine Aufgabe, kein Anruf, keine Mail protokolliert wurde.
SELECT COUNT() FROM Account WHERE LastActivityDate < LAST_N_DAYS:180 OR LastActivityDate = nullWarum es zählt: Zeigt, ob das Team Aktivitäten überhaupt erfasst. Ein Agent kann nur zusammenfassen, was protokolliert wurde.
Orientierung: bei Bestandskunden grün unter 20 %, gelb bis 40 %, rot darüber.
5. Kontakte ohne gültige E-Mail
Was: Kontakte ohne E-Mail-Adresse oder mit Bounce-Vermerk.
SELECT COUNT() FROM Contact WHERE Email = null OR EmailBouncedDate != nullWarum es zählt: Marketing-Agents und Nurture-Strecken scheitern still an nicht erreichbaren Kontakten.
Orientierung: grün unter 10 %, gelb bis 25 %, rot darüber.
6. Kontakte ohne dokumentierte Einwilligung
Was: Kontakte, die Marketing-Kommunikation erhalten, ohne dass eine Einwilligung im System steht.
SELECT COUNT() FROM Contact WHERE HasOptedOutOfEmail = false AND Einwilligung_am__c = nullWarum es zählt: Ein Agent, der eigenständig Kontakte anschreibt, muss wissen, wen er anschreiben darf. Das ist in der EU keine Nebensache.
Orientierung: jeder Kontakt ohne Einwilligung, der angeschrieben wird, ist rot.
Bereich 3: Opportunities
7. Überschrittene Close Dates
Was: Offene Opportunities mit Abschlussdatum in der Vergangenheit.
SELECT COUNT() FROM Opportunity WHERE IsClosed = false AND CloseDate < TODAYWarum es zählt: Der Forecast rechnet mit diesen Deals. Ein Pipeline-Agent markiert sie alle als gefährdet, und das Team hört auf, ihm zuzuhören.
Orientierung: grün unter 10 % der offenen Opportunities, gelb bis 25 %, rot darüber.
8. Stillstand in der Stufe über 90 Tage
Was: Offene Opportunities ohne Stufenwechsel seit einem Quartal.
SELECT COUNT() FROM Opportunity WHERE IsClosed = false AND LastStageChangeDate < LAST_N_DAYS:90Warum es zählt: Zeigt, wie viel der Pipeline tot ist, ohne geschlossen zu sein.
Orientierung: grün unter 15 %, gelb bis 35 %, rot darüber.
9. Opportunities ohne Kontaktrolle
Was: Offene Deals, denen kein Ansprechpartner zugeordnet ist.
SELECT COUNT() FROM Opportunity WHERE IsClosed = false AND Id NOT IN (SELECT OpportunityId FROM OpportunityContactRole)Warum es zählt: Ein Agent, der ein Gespräch vorbereiten soll, weiß nicht, mit wem.
Orientierung: grün unter 10 %, gelb bis 30 %, rot darüber.
10. Opportunities ohne nächsten Schritt
Was: Offene Deals, bei denen das Feld „Nächster Schritt“ leer ist.
SELECT COUNT() FROM Opportunity WHERE IsClosed = false AND NextStep = nullWarum es zählt: Der nächste Schritt ist das Einzige, was ein Agent nicht aus der Historie ableiten kann. Er muss vom Menschen kommen.
Orientierung: grün unter 20 %, gelb bis 50 %, rot darüber.
Bereich 4: Service und Wissen
11. Wissensartikel älter als 24 Monate
Was: Veröffentlichte Artikel, die seit zwei Jahren nicht angefasst wurden.
SELECT COUNT() FROM Knowledge__kav WHERE PublishStatus = 'Online' AND LastModifiedDate < LAST_N_MONTHS:24Warum es zählt: Ein Service-Agent unterscheidet nicht zwischen alt und neu, nur zwischen veröffentlicht und nicht. Was er sagt, sagt er verbindlich.
Orientierung: grün unter 20 % der veröffentlichten Artikel, gelb bis 50 %, rot darüber.
12. Fälle in Sammelkategorien
Was: Anteil der Fälle in Kategorien wie „Sonstiges“, „Allgemein“ oder ohne Typ.
SELECT Type, COUNT(Id) FROM Case WHERE CreatedDate = LAST_N_DAYS:365 GROUP BY TypeWarum es zählt: Ein Agent, der Fälle einordnet und weiterleitet, leitet Sammelkategorien ins Nichts.
Orientierung: grün unter 10 % in Sammelkategorien, gelb bis 25 %, rot darüber.
Auswertung
Zählt die Farben. Vier Bereiche, zwölf Prüfungen.
| ergebnis | einordnung | nächster schritt |
|---|---|---|
| Überwiegend grün | Die Org ist bereit, mit einem Agenten im Innendienst zu starten: Zusammenfassungen, Vorbereitung, Nachbereitung. | Kundenkontakt nach drei Monaten, wenn Ideal Customer Profile, Übergaberegel und Kennzeichnung stehen |
| Gemischt | Zuerst die roten Bereiche bereinigen, dann starten. Vier bis acht Wochen, je nach Volumen. | Kein Projekt, das Berater braucht, aber eines, das jemand verantworten muss |
| Überwiegend rot | Ein Agent würde die Probleme nicht lösen, sondern sichtbar machen, gegenüber Kunden. | Erst aufräumen. Die Reihenfolge, in der das am wenigsten weh tut, steht im Auswertungsbogen |
Was der Check nicht ist
Keine Bewertung Ihrer Org im Vergleich zu anderen, kein Audit, keine Empfehlung für ein Produkt. Er zeigt, was ein Agent lesen würde, wenn er heute anfinge. Was er daraus macht, hängt an den Regeln, die dahinter stehen: Stufen mit Austrittskriterien, Duplikatregeln, Pflichtfelder, Verantwortliche für Wissensartikel. Die stehen in den verlinkten Beiträgen, nicht im Check.
Sie haben die Farben? Dann sagen Sie mir, was die Ampel zeigt.
Schicken Sie mir die Farben pro Bereich an mail@hexamedia.de. Ich sage Ihnen ehrlich, ob ein Agent in Ihrer Org etwas taugt oder erst aufgeräumt werden muss, in einem Gespräch von 30 Minuten, ohne Verpflichtung. Die Grundlagen zu den einzelnen Prüfungen: Pipeline-Qualität messen, Dubletten, Einwilligung im B2B, Wissensdatenbank.