Exportkontrolle als Freigabeschritt im CRM

Juni 2026 · Lesezeit: 9 Minuten · Autor: Christian Merker, Hexamedia

Dieser Beitrag ist die technische Ergänzung zu einem Artikel über Industriezulieferer, die in Verteidigungs- oder Dual-Use-Geschäft einsteigen. Hier steht, wie der Vertriebsprozess in Salesforce so aufgebaut wird, dass eingestufte Daten draußen bleiben und kein Angebot ohne Exportkontroll-Freigabe das Haus verlässt. Alles mit Standardfunktionen der Sales Cloud.

1. Drei Datenzonen festlegen

Vor jeder Konfiguration steht eine schriftliche Regel, die für alle gilt, die mit dem Kunden sprechen. Eine Seite reicht.

Die Zone-2-Regel wird im CRM technisch gestützt: Auf Opportunity und Account ein Feld Einstufung__c (Auswahl: offen / vertraulich / eingestuft) und ein Hilfetext am Notizfeld: „Keine technischen Inhalte, keine Stückzahlen, keine Positionspreise. Dokumente nur als Verweis."

Zur Infrastruktur: Salesforce bietet für die EU eine Betriebszone, in der Daten die EU nicht verlassen und Support von EU-Personal geleistet wird. Ob das für einen konkreten Auftrag ausreicht, legt der Auftraggeber fest. Für VS-NfD-eingestufte Inhalte in einer Standard-SaaS-Instanz ist davon auszugehen, dass es nicht ausreicht; deshalb Zone 2.

2. Güterlisten am Produkt, nicht im Kopf

Exportkontrolle beginnt beim Artikel. Jedes Produkt im Salesforce-Produktkatalog bekommt die Klassifizierung als Feld, sonst prüft der Vertrieb bei jedem Angebot neu oder gar nicht.

Der Anhang I wurde durch die Delegierte Verordnung (EU) 2025/2003 neu gefasst, in Kraft seit 15. November 2025, mit Berichtigung im Februar 2026. Neu aufgenommen wurden insbesondere Güter aus Halbleiter- und Quantentechnik, die bisher nur national in Abschnitt B gelistet waren. Wer seine Klassifizierung vor November 2025 gemacht hat, sollte sie prüfen. Eine Abfrage zeigt, wo das fehlt:

SELECT COUNT() FROM Product2
WHERE IsActive = true
AND (Klassifizierung_geprueft_am__c = null OR Klassifizierung_geprueft_am__c < 2025-11-15)

3. Exportkontrolle als Pflichtstufe in der Opportunity

Die Freigabe ist eine eigene Stufe zwischen „Qualifiziert" und „Angebot", nicht ein Häkchen am Rand. Aufbau:

Validierungsregel auf dem Stufenwechsel nach „Angebot" (sinngemäß):

AND(
  ISPICKVAL(StageName, "Angebot"),
  NOT(ISPICKVAL(Exportkontrolle_Freigabe__c, "freigegeben ohne Genehmigung")),
  NOT(ISPICKVAL(Exportkontrolle_Freigabe__c, "Genehmigung erteilt"))
)

Fehlermeldung: „Angebot erst nach Exportkontroll-Freigabe. Bitte Prüfung anfordern." Zweite Regel: Sanktionslistenprüfung darf nicht älter als 30 Tage sein, wenn die Stufe wechselt.

Genehmigungsprozess (Approval Process) auf der Opportunity: Auslöser ist die Anforderung der Freigabe durch den Vertrieb. Genehmiger ist der Ausfuhrverantwortliche oder eine Warteschlange „Exportkontrolle". Bei Produkten mit Exportkontrolle_Status__c = Rüstungsgut eine zweite Genehmigungsstufe durch die Geschäftsführung. Die Genehmigung setzt Exportkontrolle_Freigabe__c, Freigegeben_von__c und Freigegeben_am__c automatisch; niemand kann sie von Hand setzen (Feldebenensicherheit: nur lesen für Vertrieb).

Flow „Freigabe anfordern": Prüft, ob alle Produkte auf der Opportunity klassifiziert sind (kein Produkt mit „Prüfung offen"), ob Bestimmungsland, Endverwender und Verwendungszweck gefüllt sind, und startet dann den Genehmigungsprozess. Wenn nicht, Fehlermeldung mit der Liste der fehlenden Angaben.

4. Sanktionslistenprüfung

Zwei Wege:

Integriert über einen Anbieter für Sanktionslisten-Screening mit Salesforce-Anbindung (AppExchange). Die Prüfung läuft bei Anlage und Änderung von Account und Opportunity, schreibt Ergebnis und Zeitstempel in die Felder oben. Bei einem Auftragsvolumen im Verteidigungsgeschäft ist das der einzige Weg, der nachweisbar lückenlos ist.

Manuell als Übergang: Der Ausfuhrverantwortliche prüft gegen die EU-Sanktionsliste und weitere relevante Listen, trägt Datum und Ergebnis ein. Der Flow verweigert die Freigabe, wenn das Datum fehlt oder zu alt ist. Reicht für die ersten Anfragen, skaliert nicht.

In beiden Fällen: Kunde und Endverwender prüfen, bei Konsortien jeden Partner, der Empfänger von Gütern oder Technologie ist.

5. Agenten vom Zugriff ausschließen

Agentforce arbeitet mit dem, was der ausführende Nutzer sehen darf, plus dem, was in der Data Library liegt. Für Verteidigungsprojekte drei Maßnahmen:

Die Grenze bleibt: Was einmal in einem Textfeld steht, kann von einem Agenten gelesen werden, sobald die Berechtigung es erlaubt. Deshalb ist Zone 3 (nicht dokumentieren) keine Empfehlung, sondern die einzige Maßnahme, die sicher wirkt.

6. Reports, die der Ausfuhrverantwortliche braucht

Offene Opportunities mit gelisteten Produkten ohne Freigabe:

SELECT Id, Name, StageName, Bestimmungsland__c
FROM Opportunity
WHERE IsClosed = false
AND Exportkontrolle_Freigabe__c IN ('offen', 'Genehmigung erforderlich')
AND Id IN (SELECT OpportunityId FROM OpportunityLineItem
           WHERE Product2.Exportkontrolle_Status__c != 'nicht gelistet')

Dazu ein Report „Freigaben pro Monat nach Ergebnis" und ein Report „Produkte mit Klassifizierung älter als zwölf Monate". Beides monatlich an den Ausfuhrverantwortlichen, nicht an den Vertrieb.

Was das Ganze nicht leistet

Das CRM stellt sicher, dass kein Angebot ohne Prüfung rausgeht, dass die Prüfung dokumentiert ist und dass eingestufte Inhalte einen Ort haben, an dem sie nicht landen. Es entscheidet nicht, ob ein Gut gelistet ist, ob eine Genehmigung erteilt wird oder welche Einstufung ein Dokument hat. Diese Entscheidungen treffen Ausfuhrverantwortlicher, BAFA und Geheimschutzbeauftragter. Das CRM merkt sich nur, dass sie getroffen wurden, und von wem.